개선제안은 간부의 심사가 중요하다. 그래서 개선제안 리더교육이 가장 중요하다. 운영관리체계 및 개선용지 목표등이 수립되어야 한다.
1. 개선교육은 간부부터
바텀 업 활동을 성공시키기 위해서는 간부부터 진실한 자세가 필요하다. 개선활동의 목적을 명확하게 인지하고 개선활동을 시작해야 한다. 간부연수 내용에는 개선이란 무엇인가? 개선지도 방법은 어떻게 하는가? 개선제도는 무엇인가? 개선추진방법은 어떻게 하는가? 등을 먼저 이해해야 한다. 강사의 선정은 내부의 개선사무국 담당자 또는 외부전문가를 활용하여 실시할 수 있다. 개선활동 활성화를 위해서는 규정과 상금체계가 있어야 하며 제도를 만들어서 사원들에게 홍보하고 상세한 부문은 점차로 수정해 간다. 규정에 포함시킬 내용은 목적, 대상, 제출방법, 평가방법, 권리소속 등 이다. 개선용지, 평가기준, 절차 등은 별지로 만들어서 수시로 수정할 수 있도록 한다.
2. 운영관리체계
개선제도는 자신의 일을 기본적으로 바꾸는 활동이다. 따라서 개선내용을 정확하게 파악하고 있는 직속상사가 평가를 하는 것이 바람직하다.직속상사가 1차 심사를 하는 것으로 원칙을 세우고 2차는 심사위원회에서 하도록 하는 것이 좋다. 2차 심사에서는 효과분석 등 명확한 산출이 되어야 한다. 개선실시의 책임은 반, 계, 과, 부 등의 장이 바람직하며 상사는 개선용지를 접수하는 것으로 끝나는 것이 아니라 개선상담과 적절한 지도를 할 임무가 있다. 현실적으로 어려운 경우에는 실시책임자를 선정하여 임무를 맡길 수 있다. 상금이 없다면 개선을 해도 피드백이 되지 않는다. 그래서 약간의 장려금을 주는 이유이다. 장려금은 사원이 자신의 일을 되돌아보아 개선을 해준 예의로 주는 것이며 다음의 개선으로 연결되도록 해 준다.따라서 아이디어만으로 평가를 하는 것과 구별해야 한다. 실시를 하지 않고 평가를 할 경우에는 낮은 점수를 부여하도록 한다. 효과가 큰 것은 2차 심사에서 정확하게 산출하여 상금을 지급한다.
3. 개선용지
개선을 기록해야 현재화가 된다. 조직적으로 이끌어 가는 것이 개선활동의 매력이므로 개선제도가 정착된 조직은 문제를 접하는 인식이 달라진다. 즉 개선용지에 써 내는 행위가 습관화 되어 현상에서 문제점을 파악하고 원인을 추구하여 해결점에 도달하는 사고방법의 훈련이 몸에 배게 된다. 기록으로 남기고 문장실력이 늘어나는 것은 부차적 효과이다 개선내용은 1) 개선전, “이것이 곤란하다. 이것이 문제이다”를 쓰고 2) 개선후, “이러한 대책으로 했다” 3) 효과, “이와 같은 효과가 나왔다. 안전하게 되었다. 편하게 되었다” 등으로 충분하다. 전산시스템으로 할 경우에는 현물사진 등을 첨부하도록 한다. 개선수첩에는 개선제도의 목적과 규정내용을 삽입하는 것이 좋다. 그리고 구체적인 개선사례를 소개하고 추상적인 말이나 문장은 넣지 않는다. 될 수 있는 한 사원에게 흥미와 관심을 끌 수 있는 실제적인 개선사례를 소개하며 개선이란 무엇인가? 개선하면 나의 일이 편해진다 등 정확한 표현을 해야 사원들이 이해를 하게 된다. 개선협회의 개선사례 발상전화 365중에서 선별하여 삽입하는 것도 방법이다다. 수첩을 제작하는 목적은 한 사람이라도 많은 사람에게 개선이란 무엇인가를 알리는 것이다.
4. 홍보
개선활동 홍보는 관리직 개선연수가 최적의 방법이다. 개선사례는 누구라도 이해할 수 것을 선정하여 발표하고 분위기를 이끌어야 한다. 사보와 별도로 개선뉴스지를 발행해서 개선이란 무엇인가를 알리고 심플한 개선사례를 통해서 사원들에게 응용할 수 있도록 방향제시가 되어야 한다. 사례가 가장 좋은 교육이며 홍보수단이다. 한국개선협회의 위클리 포스터를 활용하는 것도 방법이다. 교육내용으로는 개선이란 무엇인가. 왜 회사에서는 개선제도를 운영하는가. 개선은 누구를 위해서 하는가 등이며, 교육인원의 규모는 30명 전후로 해서 워크숍으로 진행한다. 바텀 업 활동은 용어의 정의가 중요하므로 철저하게 개선마인드를 숙지시켜야 한다. 강사는 외부강사를 의뢰하는 경우와 내부강사가 진행하는 방법이 있다. 이왕에 하려면 주어진 시간을 철저하게 개선이란 무엇인가를 알기 쉽게 전달 할 수 있도록 해야 전문강사의 활용이 중요하다.