개선제안 정의가 명확해야 갈등이 발행하지 않으며 일은 목적이 되고 개선은 수단이다. 약한 회사와 강한 회사의 차이는 이러한 사소한 개선이 누적되고 있는 가 아닌가의 차이로 생긴다. 따라서 개선의 현재화가 필요하다.
1. 개선제안 정의
개선제안을 통한 능력개발을 위해서는 개선의 정의를 구체적이고 명확하게 해야 한다. 이점이 명확하지 않아서 사람들 간에 갈등이 발생한다. 개선제안 이라는 말을 우리는 흔히 사용하고 있고 신문이나 잡지에도 자주 등장하는 용어이다. 그러다 보니 누구나 이해를 하고 있다고 생각하고 있지만 막상 “개선이란 무엇입니까? “ 라고 하면 각각의 대답이 다르다. 즉 각각의 사람마다 차이 나는 정의를 가지고 있어서는 곤란하다. 그 의미가 명확하지 않은 상태에서는 작은 문제해결의 개선사례를 보고 그것은 “당연한 것 아닌가“ 그건 “이미 옛날에 했어야 될 일 아냐“ 하면서 “지금까지 뭐하고 있었나“ 등 오히려 야단을 치는 경우도 생길 수 있다. 이러한 경우를 당하게 되면 누구라도 개선하지 않게 된다. 일반적으로 개선제안이라고 하면 업무를 좋게 바꾸는 것이라고 대부분 생각한다. 그것 만으로는 각양각색의 해석이 되므로 대다수의 사람들을 대상으로 하려면 대충 알아 듣겠지 하는 것은 절대적으로 금물이다. 오해나 혼란이 없도록 명확히 해 두어야 한다.
첫째, 수단선택 방법의 변경
둘째, 작은 변화의 누적
셋째, 현실 변화의 대응력 향상 등으로 정의 할 수 있다.
2. 일은 목적 개선은 수단
업무를 개선하라고 하면 어디 까지가 업무이고 개선은 어디 까지 인지 모르겠다는 말이 나온다. 일에 있어서 목적과 수단의 관계를 명확히 할 필요가 있다. 첫째, 수단선택 방법변경이 개선이다. 변화가 적은 시대에서는 수단의 선택이 중요하지 않다. 그러나 지금처럼 변화가 많은 시대에서는 자기의 가능한 일의 범위 내에서 수단선택 방법의 변경 까지가 일에 포함되어 있다. 둘째, 작은 변화의 누적이다. 개선제안 자체가 자기의 일을 크게 바꾸는 것으로 생각하는 사람은 “일하는 방법을 크게 바꾸기 때문에 어렵다“라고 오해를 하고 있다. 일하는 방법을 크게 바꾸는 것도 있지만 작게 바꾸는 것도 있다. 작게 조금씩 바꾸는 것이 개선제안 이다. 그 작은 것이 누적되면 그것이 경쟁력으로 나타난다. 셋째, 현실 변화의 대응력 향상이다.
“일하는 방법을 바꾼다“ 라는 것을 생각해보면 그것은 “상황의 변화에 대응해 가기 위해서“ 이다. 역으로 말하면 상황이나 조건이 변하지 않고 있다면 개선제안은 필요하지 않다.
3. 강한 회사와 약한 회사
누구라도 자기 스스로 일하는 방법을 평상시 바꿔가고 있기 때문에 일부러 시키지 않아도 개선을 알아서 하고 있다고 생각할 수 있다. 설령 그렇다고 하더라도 그것이 단발적이라면 계속적으로 이어지지 않는다.
일부의 사람이 알아서 잘하고 있다고 해도 전체적으로는 크게 두각 되지 못한다. 개선제안을 의식하지 않고 하는 것은 우발적인 것에 지나지 않아 개선제안 그 자체의 효과가 매우 미약해 진다.
일부 사람들만의 개선제안 이라면 전혀 도움이 되지 않는다. 따라서 전사원이 일상적이고 계속적으로 이어질 때 비로서 그것이 누적되어 엄청난 힘으로 작용되고 기업의 저력으로 이어진다.
강한 회사와 약한 회사의 차이는 사원의 차이가 아니라 이러한 사소한 힘이 누적되어 발휘되고 있는가의 차이다.
개선제안은 특수한 능력이 요구되는 것이 아니며 그 일을 하고 있는 사람의 통상적인 능력의 범위 내에서 될 수 있는 것을 한다. 따라서 약한 회사에서는 말로만 하지만 강한 회사에서는 행동으로 실천하는 사원이 많다.
4. 개선의 현재화
위에서 챙겨야만 제안건수가 나온다고 하면 경영자의 관심이 떨어졌을 때는 전혀 나오지 않게 된다. 개선제안은 알기 쉽고 어려울 것이 없는데 중간 하차해 버리는 이유가 복잡하고 심사에 시간이 걸리고 유형효과에 집착하기 때문이다. 따라서 개선제안은 시간이 걸리는 방법보다 곧 바로 실시로 연결 될 수 있도록 절차가 간결하여 신속하고 빠르게 처리되어야 한다.
“실시가 가능한 것인가“ “개선의 현재화가 이뤄질 수 있는가“ 에 역점을 둬야 하므로 “매번 검토하겠습니다“ 라고 끝나 버리는 아이디어 제안과는 차원이 다르다. 작은 변화라도 방치하지 않고 현재화 시켜 나가는 것이 효력을 발휘한다. “우리 일에는 바꿀 것이 없어“ 라고 엄살을 피우는 사람에게는 사례가 매우 효과적이다. “개선을 생활화 합시다“ 라고 하는 구호보다도 빠르게 신속하게 일하는 방법의 변경으로 좋아진 사례를 모아서 정기적으로 보여주면 “이 정도라면 나도 얼마든지 할 수가 있다“ 라는 자신감을 가지게 된다. 지금까지 무관심 했던 사람도 의식적으로 개선제안에 눈을 뜨게 된다. 타인이나 타부서의 사례를 눈으로 확인함으로써 개선제안의 응용하는 능력을 습득하게 된다.