개선제안의 질을 높여야 한다고 하면 사원들은 어렵게 생각하고 참여하지 않게 된다. 스스로 할 수 있도록 기준과 현상을 명확히 하여 능력발휘 할 수 있도록 기회를 줘야 한다.
1. 나내바 개선제안 질이란 무엇인가
개선제안의 질이 무엇을 말하는 것인지에 대하여 명확하지 않은 상태에서는 질을 높여야 한다는 말을 해서는 안 된다. 개선제안을 전사적으로 확대하고자 하는 이상에는 이심전심이란 없다. 각각의 가치관이 차이가 나는 사람들끼리 모여 개선제안 활동을 하는 것이므로 우선 “질이란 무엇인가“ 를 명확하게 할 필요가 있다. 그것은 첫째, 결과가 있어야 한다. 작더라도 실시하여 효과가 나타나야 한다. 둘째, 필요에 의한 개선제안 이다. 시켜서 억지로 하는 것이 진실이 아니다. 건수나 참가율 등이 훌륭한 수치를 나타내도 참가자들이 열성이 없으면 결코 질 좋은 개선제안은 말에 지나지 않는다. 셋째, 개선상담을 통해 수준이 향상 되어야 한다. 개선제안의 범위나 규모를 조금이라도 넓혀 나가려면 자기의 권한과 능력을 초과하는 것으로 상사에게 허락을 받아야 한다. 거기에서 개선제안을 통한 능력개발의 기회가 된다. 넷째, 작지만 근본적 대책에 도달된 개선제안이다. 언제 까지나 현상대책에 끝나는 것은 곤란하다. 특히 핵심적인 원인에 다가서는 근본적인 대책이 필요하다.
2. 업무의 레벨 업
시켜서 하는 것이 아니라 솔선수범 하는 자세로 참여하여 효과를 내야 업무이 질이 향상된다. 일을 시켜서 하고 있다고 말하지 않으며 우리는 일을 하고 있다고 말한다. 시켜서 한다고 하는 것은 일과 개선제안이 별개의 것이라고 인식하기 때문에 나오는 말이다. 개선제안은 어디까지나 자기 일의 목적을 보다 좋게 달성하기 위한 수단선택 방법변경이다. 일도 목적과 수단 그리고 방법으로 성립되는 것이므로 개선제안은 일의 일부이다. 조금 상위에 오르는 개선제안이 되려면 권한과 능력의 한계를 벗어나는 것에 도전해야 한다. 자신의 능력범위에서 하는 것은 작은 현상타파이지만 상사에게 허락을 받아야 실시 할 수 있는 것은 범위가 조금 상위에 있는 수준에 속한다. 언제까지나 같은 수준에 머물 수 만은 없으므로 조금씩 개선제안의 영역을 넓혀 나가야 한다. 현재 가기의 권한과 능력이 조금 뿐이라면 초과하는 영역에 도전하는 것이 혼자로서는 어려울 수가 있다. 그러므로 주변의 상사나 동료에게 개선상담을 통해 협력을 구해야 한다. 그것이 개선제안을 통해서 능력개발이 되고 능력개발을 통해서 개선제안이 되는 자동적인 흐름이다. 처음부터 개선제안을 잘하는 사람만 있으면 좋겠지만 조금이라도 문제를 방치하지 않고 손을 쓰는 것이 업무의 레벨을 높여 나가는 방법이다.
3. 기준과 현상
자기 일에 문제가 없다고 하는 것은 기준과 현상이 일치하고 있는 상태를 의미한다. 현상을 기준으로 해서 현상에 만족하고 있다면 자기의 일에서는 개선할 것이 없다. 또 현상을 모르면 그 차이를 느끼지 못하여 문제를 의식하지 못하게 되므로 그런 사람은 문제가 없는 것과 같다. 귀 막고 입 막고 생각하지 않으면 문제를 의식할 수 없으므로 이런 사람에게 문제의식을 가지라고 말해봐야 입만 아프다. 이러한 사람들에게는 구체적인 방법이 필요하다. 이 일은 무엇 때문에 하는가. 이 일의 목적은 무엇인가를 생각해 보도록 한다. 사고나 미스가 발생하면 “주의 하겠습니다“ “반성하겠습니다“ 또는 “주의 하자“ 라고 끝나 버리고 만다. 문제가 해결되지 않으면 원인이 그대로 방치되어 다음에 똑같은 사고가 발생한다. 그 때 가서 또 반성하겠다 라는 것은 의미가 없다. 일이 효율적으로 잘 될 수 있게 하는 것과 낭비의 원인을 조금이라도 줄이는 것이 개선제안 이다.
4. 능력의 차이
현실을 모르면 문제를 느낄 수가 없다. 고객이 불만을 가지고 있는지 만족하고 있는지 만족의 정도는 어는 정도인지 현상파악단계에서 나눠서 생각을 해봐야 실태가 보인다. 실태가 보이지 않는다고 하는 사람은 한꺼번에 단번에 대번에 처리하려고 하기 때문이다. 어려운 것을 간단하게 처리하는 것이 능력의 차이이다. 복잡한 것도 작은 요소로 나눠서 나열해 보면 단순하다는 이치를 깨닫게 된다. 문제를 창출해 내어 그것을 달성하는 것 까지가 개선제안 영역이다. 무엇을 언제까지 달성 할 것인가를 명확하게 한 것이 목표이며 그것에 도달하도록 하는 것이 계획이다. 개선제안에 있어서 능력개발은 이점까지도 의미한다. 개선제안을 하는데 있어서 특별한 창의력이 요구되는 것이 아니라 통상적인 일하는 능력만 있으면 가능한 것으로 평범한 사람이 평범한 자기의 일을 대상으로 개선제안을 해야 한다. 자기의 일이 대상이므로 거기서 현실제약이 존재하는 것은 누구보다도 그 일을 담당하고 있는 사람이 가장 잘 알고 있고 자기 일의 변화에 대해서 실시 가능여부도 자기가 가장 잘 안다. 그래서 개선제안은 근본적 해결 보다도 “우선은 되는 것부터 한다” 라는 인식이 중요하다.